Opis identyfikacyjny konia musi być sporządzony przez osobę upoważnioną przez związek hodowców koni, najczęściej jest to lekarz weterynarii posiadający odpowiednie uprawnienia. Dokument ten jest kluczowym elementem niezbędnym do wyrobienia paszportu, który stanowi oficjalny dokument tożsamości zwierzęcia, wymagany prawem m.in. przy sprzedaży, transporcie czy udziale w zawodach.

Zaleca się, aby koń był czysty i suchy, co ułatwi dokładne zlokalizowanie i opisanie wszystkich odmian oraz wirów włosowych. Zwierzę powinno być również nauczone spokojnego stania i podstawowych zabiegów pielęgnacyjnych. Należy zapewnić dobrze oświetlone i bezpieczne miejsce do przeprowadzenia czynności.

Identyfikacja obejmuje szczegółowe udokumentowanie cech indywidualnych konia. Rejestruje się maść, płeć oraz wszystkie stałe znaki szczególne, takie jak odmiany na głowie i kończynach, wiry włosowe (tzw. wicherki), a także kasztany. W opisie uwzględnia się również wszelkie trwałe blizny, znaki po wyleczeniu czy znaki hodowlane (palenia).

Wszystkie nietypowe cechy, w tym duże blizny, deformacje czy wady wrodzone, są traktowane jako dodatkowe, cenne znaki identyfikacyjne. Zostają one dokładnie opisane i naniesione na diagram w dokumentacji, co w rzeczywistości pomaga w jednoznacznym potwierdzeniu tożsamości konia, a nie ją utrudnia.

Standardowo po zakończeniu opisu właściciel nie otrzymuje oddzielnego, tymczasowego dokumentu. Wypełniony przez uprawnioną osobę wniosek o wydanie paszportu stanowi potwierdzenie dopełnienia formalności i jest podstawą do dalszego procedowania sprawy w odpowiednim związku hodowców.