Cena prowadzenia akt osobowych

Cena od

45 zł

/miesiąc

Cena do

95 zł

/miesiąc

Średnia cena

66 zł

/miesiąc

Ilość wycen

16

Czy cena jest wiarygodna?

+0

Na czym polega kompleksowe prowadzenie akt osobowych?

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych to jeden z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy, wynikający wprost z przepisów Kodeksu pracy. To nie tylko gromadzenie dokumentów, ale przede wszystkim ich systematyczne porządkowanie i archiwizowanie zgodnie z ustalonym schematem. Standardowe akta pracownicze dzielą się na cztery części (A, B, C i D), w których przechowuje się odpowiednio: dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy, dokumenty związane z jego ustaniem oraz dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika. Każdy dokument musi znaleźć się we właściwej sekcji, aby całość była czytelna i zgodna z prawem.

Zakres usługi wykracza daleko poza samo wpinanie dokumentów do segregatora. Obejmuje on weryfikację kompletności dokumentacji pracowniczej, dbałość o terminy ważności badań lekarskich czy szkoleń BHP, a także zapewnienie pełnej poufności danych zgodnie z wymogami RODO. Coraz popularniejszą formą stają się e-akta, czyli prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, co ułatwia dostęp i zarządzanie, ale wymaga wdrożenia odpowiednich systemów i procedur bezpieczeństwa. Należy pamiętać, że pracodawca ma obowiązek przechowywania akt osobowych przez okres 10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia pracownika.

Zlecenie prowadzenia akt osobowych specjalistom to gwarancja zgodności z dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa pracy. Profesjonalna obsługa minimalizuje ryzyko błędów, które mogłyby zostać wykryte podczas kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) i skutkować nałożeniem wysokich kar finansowych. To także oszczędność czasu dla przedsiębiorcy, który może skupić się na strategicznym rozwoju swojej firmy, mając pewność, że sprawy kadrowe są w dobrych rękach.

Co determinuje stawkę za administrację dokumentacją pracowniczą?

Wycena prowadzenia akt osobowych (często określana jako "sama obsługa kadrowa") obejmuje standardowo założenie i bieżące prowadzenie teczki osobowej (części A, B, C, D), monitorowanie ważności badań lekarskich i szkoleń BHP, a także sporządzanie standardowych dokumentów, takich jak aneksy do umów czy świadectwa pracy. Należy wyraźnie podkreślić, że podana kwota jest stawką bazową za jednego pracownika i w podstawowym wariancie często nie obejmuje naliczania wynagrodzeń (płac) – pełna usługa "Kadry i Płace" jest zazwyczaj droższa o około 30-50 zł na osobę. Istotnym czynnikiem wpływającym na ostateczną fakturę jest forma zatrudnienia personelu; obsługa pracownika na Umowę o Pracę jest najbardziej czasochłonna i przez to droższa niż rozliczanie umów cywilnoprawnych (zlecenia/dzieło), które generują mniej biurokracji (często wyceniane są o 10-20 zł taniej). Biura rachunkowe biorą również pod uwagę rotację pracowników w firmie – jeśli w Twoim zespole często dochodzi do zmian personalnych, wiąże się to z ciągłym zakładaniem nowych teczek i wyrejestrowywaniem osób, co może skutkować naliczeniem dodatkowych opłat operacyjnych lub wyższą stawką ryczałtową. Warto pamiętać, że do ceny usługi należy doliczyć ewentualne koszty audytu zaległej dokumentacji (rozliczane godzinowo, ok. 150-250 zł za godzinę pracy specjalisty), jeśli przejmujesz bałagan po poprzednim biurze.

Prowadzenie akt osobowych – pytania, które warto zadać, zanim skontroluje Cię PIP

Jakie dokumenty obowiązkowo muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika?

+

Zgodnie z polskim prawem, akta osobowe pracownika składają się z czterech części (A, B, C i D). W części A gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc). Część B zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i jej przebiegu (np. umowa o pracę, orzeczenia lekarskie, dokumenty dotyczące urlopów). W części C umieszcza się dokumentację związaną z ustaniem zatrudnienia (np. oświadczenie o wypowiedzeniu, świadectwo pracy). Część D przeznaczona jest na dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

A co w sytuacji, gdy pracownik odmawia dostarczenia wymaganego dokumentu do swojej teczki?

+

Pracodawca ma prawny obowiązek zgromadzenia kompletu dokumentów wymaganych przez Kodeks pracy. Jeśli pracownik odmawia dostarczenia kluczowego dokumentu, np. orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy, pracodawca nie może dopuścić go do wykonywania obowiązków. W przypadku innych dokumentów, ich brak może uniemożliwić naliczenie odpowiednich świadczeń lub uprawnień pracowniczych. Należy udokumentować próbę pozyskania dokumentu i poinformować pracownika o konsekwencjach jego braku.

W jaki sposób należy przechowywać w dokumentacji dane wrażliwe, na przykład o stanie zdrowia?

+

Dane wrażliwe, takie jak informacje o stanie zdrowia, podlegają szczególnej ochronie prawnej (RODO). Powinny być przechowywane w sposób zabezpieczający przed dostępem osób nieupoważnionych, zarówno w formie papierowej (np. w zamkniętych szafach), jak i elektronicznej (szyfrowanie, systemy kontroli dostępu). Dostęp do takich informacji może mieć jedynie wąskie grono upoważnionych osób, np. specjaliści ds. kadr, i tylko w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków wynikających z prawa pracy.

Czy obecnie można prowadzić całą dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej?

+

Tak, polskie prawo dopuszcza prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej (tzw. e-akta). Jednakże, aby taka forma była zgodna z przepisami, musi spełniać określone wymogi techniczne i organizacyjne. Należą do nich m.in. zapewnienie integralności, poufności i autentyczności danych, a także stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do opatrywania dokumentów.

Jakie są konsekwencje prawne, jeśli te akta są prowadzone nieprawidłowo lub zawierają braki?

+

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), na pracodawcę może zostać nałożona grzywna. Ponadto, braki w dokumentacji mogą utrudnić lub uniemożliwić obronę w razie sporu sądowego z pracownikiem oraz narazić firmę na roszczenia odszkodowawcze, np. z tytułu błędnie naliczonych świadczeń.

Zobacz FAQ na temat podstaw usług

Zarządzanie i hr - mogą Cię zainteresować

Doradztwo biznesowe i strategiczne

Szkolenia i rozwój pracowników