Notarialne poświadczenie dokumentu elektronicznego – koszt usługi

Kiedy warto zdecydować się na notarialne poświadczenie dokumentu elektronicznego?

Notarialne poświadczenie dokumentu elektronicznego to czynność, która nadaje cyfrowym plikom moc prawną równoważną z tradycyjnym poświadczeniem zgodności z oryginałem. W dobie cyfryzacji jest to kluczowe narzędzie do potwierdzania autentyczności i integralności dokumentów istniejących wyłącznie w formie elektronicznej, takich jak umowy w formacie PDF, faktury, e-maile czy nawet zrzuty ekranu. Notariusz, dokonując poświadczenia, formalnie zaświadcza, że okazany mu plik w danym momencie miał określoną treść i postać, co zabezpiecza przed jego późniejszymi modyfikacjami.

Procedura polega na okazaniu notariuszowi dokumentu elektronicznego na nośniku danych, np. pendrive. Notariusz nie ingeruje w treść pliku, lecz generuje z niego unikalny identyfikator cyfrowy (tzw. funkcja skrótu lub hash). Ten unikalny kod jest następnie umieszczany w akcie notarialnym lub odrębnym poświadczeniu i opatrywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza. Dzięki temu każda, nawet najmniejsza zmiana w oryginalnym pliku spowoduje, że jego hash będzie inny, co natychmiastowo ujawni próbę manipulacji.

Zastosowanie tej usługi jest niezwykle szerokie. Jest nieoceniona w postępowaniach sądowych jako dowód z dokumentu elektronicznego, w obrocie gospodarczym przy zawieraniu umów na odległość, a także w kontaktach z urzędami, które wymagają wiarygodnego potwierdzenia autentyczności cyfrowych załączników. Poświadczenie notarialne daje pewność, że dokument elektroniczny jest wiarygodny i nie został zmieniony od momentu jego okazania w kancelarii.