Koszt obsługi technicznej systemu rejestracji uczestników

Cena od

1 500 zł

/usługa

Cena do

1 500 zł

/usługa

Średnia cena

1 500 zł

/usługa

Ilość wycen

1

Czy cena jest wiarygodna?

+0

Na czym polega obsługa techniczna systemu rejestracji na wydarzenia?

Obsługa techniczna systemu rejestracji uczestników to kompleksowe wsparcie, które gwarantuje, że cały proces zapisów na wydarzenie – od pierwszego kliknięcia po odbiór identyfikatora – przebiega bez zakłóceń. Nie jest to jedynie przygotowanie formularza, ale ciągły nadzór nad stabilnością i funkcjonalnością platformy. Obejmuje to wstępną konfigurację systemu zgodnie ze specyfiką wydarzenia (np. różne typy biletów, ścieżki tematyczne, warsztaty), a także jego testowanie w warunkach zbliżonych do rzeczywistych, aby wyeliminować potencjalne błędy jeszcze przed uruchomieniem zapisów.

Kluczowym elementem usługi jest bieżące wsparcie techniczne zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. Może ono obejmować rozwiązywanie problemów z płatnościami poprzez integrację z bramkami płatności, pomoc w przypadku trudności z logowaniem czy wypełnieniem formularza, a także obsługę zapytań mailowych i telefonicznych. W zależności od skali wydarzenia, wsparcie może być realizowane zdalnie lub jako wsparcie on-site, gdzie dedykowany technik jest obecny na miejscu, aby natychmiast reagować na wszelkie nieprzewidziane sytuacje, np. problemy z drukowaniem identyfikatorów czy skanowaniem kodów QR.

Profesjonalna obsługa techniczna to także dbałość o bezpieczeństwo danych (RODO) i przygotowywanie szczegółowych raportów po zakończeniu rejestracji. Analiza danych, takich jak statystyki zapisów, frekwencja czy popularność poszczególnych sesji, stanowi cenne źródło informacji do planowania przyszłych konferencji, targów i szkoleń. Dzięki temu organizator zyskuje pewność, że technologiczny aspekt wydarzenia jest w rękach specjalistów, co pozwala mu skupić się na merytorycznej stronie eventu.

System rejestracji spędza Ci sen z powiek? Rozwiewamy kluczowe wątpliwości.

Jakie dane uczestników są zazwyczaj potrzebne do konfiguracji systemu rejestracji na konferencję?

+

Podstawowa konfiguracja systemu rejestracji wymaga zazwyczaj zdefiniowania pól, które uczestnicy muszą wypełnić, takich jak imię, nazwisko, adres e-mail, firma czy stanowisko. System może być również dostosowany do zbierania dodatkowych informacji, np. o wyborze warsztatów, sesji tematycznych czy specjalnych wymaganiach dietetycznych.

Co w sytuacji, gdy uczestnik zgłasza problem techniczny podczas próby zapisu, na przykład błąd formularza?

+

W ramach obsługi technicznej przewidziane są procedury szybkiego reagowania. Zespół wsparcia diagnozuje problem, nawiązuje kontakt z uczestnikiem i asystuje w dokończniu procesu. W zależności od błędu, pomoc może polegać na zdalnych instrukcjach, ręcznej korekcie danych lub wyjaśnieniu krok po kroku dalszych działań.

Czy taki system rejestracyjny można zintegrować z innymi narzędziami używanymi podczas wydarzenia, np. z aplikacją mobilną?

+

Nowoczesne systemy rejestracyjne często oferują możliwość integracji z zewnętrznymi platformami poprzez API. Pozwala to na płynne przesyłanie danych o zarejestrowanych osobach do aplikacji eventowych, systemów generowania identyfikatorów z kodami QR czy narzędzi do networkingu, co automatyzuje wiele procesów organizacyjnych.

W jaki sposób chronione są dane osobowe gromadzone podczas całego procesu zapisu na wydarzenie?

+

Ochrona danych osobowych jest priorytetem. Profesjonalne systemy rejestracji stosują szyfrowanie połączeń (SSL), zabezpieczone serwery oraz działają zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, takimi jak RODO. Dostęp do bazy danych uczestników jest ściśle ograniczony i monitorowany.

Czy wsparcie techniczne obejmuje również pomoc na miejscu w dniu konferencji, na przykład przy obsłudze punktu rejestracyjnego?

+

Zakres obsługi technicznej może być rozszerzony o wsparcie w dniu wydarzenia. Taka usługa często obejmuje asystę w punkcie recepcyjnym, szybkie rozwiązywanie problemów z identyfikatorami, weryfikację uczestników rejestrujących się w ostatniej chwili oraz bieżącą obsługę powiązanego sprzętu, takiego jak skanery kodów czy drukarki.

Zobacz FAQ na temat podstaw usług

Organizacja wydarzeń  - mogą Cię zainteresować

Imprezy i eventy

Organizacja imprez firmowych

 Catering dla firm