Co zrobić, jeśli usługa została wykonana niezgodnie z umową?

Zamawiając usługę, oczekujemy jej prawidłowego wykonania zgodnie z ustaleniami. Niestety, zdarza się, że wykonawca nie wywiązuje się z umowy – praca jest wykonana źle, niekompletnie lub różni się od ustalonych warunków. Co w takiej sytuacji zrobić? Jakie kroki podjąć, aby dochodzić swoich praw? W tym poradniku przedstawiamy konkretne działania, które pomogą w skutecznym rozwiązaniu problemu.

1. Ocena problemu i zebranie dowodów

Czy usługa rzeczywiście została źle wykonana?

Zanim podejmiesz dalsze kroki, warto dokładnie ocenić, czy usługa rzeczywiście została wykonana niezgodnie z umową. Pamiętaj, że nie każda niedoskonałość oznacza wadę – czasami drobne różnice wynikają z technologii pracy lub specyfiki materiałów.

Jakie dowody warto zebrać?

Aby skutecznie reklamować usługę, warto zgromadzić dowody:

• Zdjęcia i filmy – dokumentujące błędy lub wady usługi.
• Umowa lub wycena – jeśli posiadasz pisemne ustalenia dotyczące zakresu prac, łatwiej będzie wykazać niezgodność.
• Wymiana wiadomości – jeśli ustalenia były dokonywane przez e-mail, SMS czy komunikatory, warto je zachować.
• Opinia niezależnego specjalisty – w skomplikowanych przypadkach można zasięgnąć opinii innego fachowca.

2. Kontakt z wykonawcą i próba polubownego rozwiązania

Jak rozmawiać z wykonawcą?

Zanim podejmiesz oficjalne kroki, spróbuj skontaktować się z wykonawcą i wyjaśnić problem. Czasami błędy są wynikiem nieporozumień, a uczciwy wykonawca może zgodzić się na poprawki bez konieczności eskalowania sprawy.

Co warto powiedzieć?

• Opisz problem konkretnie: „Podłoga miała być ułożona zgodnie z wzorem, a deski są nierówno docięte.”
• Powiedz, jakie masz oczekiwania: „Proszę o poprawienie ułożenia zgodnie z umową.”
• Zaproponuj termin: „Czy mogą Państwo poprawić usługę w ciągu najbliższego tygodnia?”

Co jeśli wykonawca unika kontaktu?

Jeśli wykonawca nie odbiera telefonu lub ignoruje wiadomości:

• Spróbuj skontaktować się innym sposobem (np. przez e-mail, media społecznościowe).
• Przypomnij o swoich prawach i konsekwencjach braku reakcji.
• Poinformuj, że w razie braku odpowiedzi podejmiesz dalsze kroki (np. zgłoszenie sprawy do rzecznika praw konsumenta).

3. Reklamacja usługi

Jak złożyć reklamację?

Jeśli wykonawca nie zgadza się na poprawki lub ignoruje problem, możesz złożyć formalną reklamację. Najlepiej zrobić to na piśmie, wysyłając list polecony lub e-mail.

Co powinna zawierać reklamacja?

• Dane Twoje i wykonawcy – imię, nazwisko, adres, numer telefonu.
• Opis usługi i problemu – np. „Usługa malowania ścian została wykonana nierówno, na ścianach są widoczne smugi.”
• Żądanie – poprawa usługi, zwrot części pieniędzy lub inna rekompensata.
• Termin odpowiedzi – np. 14 dni na reakcję.

Ile czasu ma wykonawca na odpowiedź?

Zgodnie z prawem konsumenta, reklamacja powinna być rozpatrzona w ciągu 14 dni kalendarzowych. Jeśli wykonawca nie odpowie w tym czasie, reklamację uznaje się za przyjętą.

4. Wezwanie do zapłaty lub poprawy usługi

Co jeśli reklamacja została odrzucona?

Jeżeli wykonawca odrzuci reklamację lub nie reaguje, możesz wystosować oficjalne wezwanie do usunięcia wad lub zwrotu części pieniędzy. Pismo takie powinno mieć formę listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

W piśmie warto zaznaczyć:

• Że wykonawca ma określony czas (np. 7 dni) na poprawienie usługi.
• Że w przypadku braku reakcji sprawa zostanie zgłoszona do rzecznika praw konsumenta lub sądu.

5. Skorzystanie z pomocy rzecznika praw konsumenta

Kiedy zgłosić się do rzecznika?

Jeżeli wykonawca nadal nie chce uznać reklamacji, możesz skontaktować się z powiatowym rzecznikiem praw konsumenta. Jest to bezpłatna pomoc dla osób, które mają problemy z nierzetelnymi usługodawcami.

Co może zrobić rzecznik?

• Skierować oficjalne pismo do wykonawcy.
• Pomóc w polubownym rozwiązaniu sporu.
• Doradzić, jakie kolejne kroki podjąć.

6. Zgłoszenie sprawy do Inspekcji Handlowej

Jeśli rzecznik nie pomoże, warto skontaktować się z Inspekcją Handlową, która zajmuje się kontrolą firm i usługodawców. Można zgłosić tam przypadki nieuczciwych praktyk, np. nieuzasadnioną odmowę reklamacji.

7. Dochodzenie roszczeń w sądzie

Kiedy warto iść do sądu?

Jeśli mimo wcześniejszych działań wykonawca nadal nie poprawił usługi ani nie zwrócił pieniędzy, pozostaje droga sądowa. Możesz wnieść pozew do sądu cywilnego o zwrot kosztów lub poprawienie wykonanej usługi.

Koszty postępowania – w przypadku drobnych roszczeń (np. do 10 000 zł) koszty są niewielkie, a w razie wygranej można je odzyskać.

8. Wystawienie negatywnej opinii

Jeżeli wykonawca odmówił naprawy błędów i nie udało się dojść do porozumienia, warto ostrzec innych klientów. Można to zrobić, zostawiając rzetelną opinię w Internecie – na Google Maps, Facebooku czy forach branżowych.

Jednak pamiętaj, aby opinia była obiektywna i zgodna z prawdą – nieuczciwe oskarżenia mogą narazić Cię na konsekwencje prawne.

Podsumowanie

Jeśli usługa została wykonana niezgodnie z umową, warto działać krok po kroku: najpierw skontaktować się z wykonawcą, a jeśli to nie przyniesie efektów, skorzystać z reklamacji, pomocy rzecznika praw konsumenta lub Inspekcji Handlowej. W ostateczności można skierować sprawę do sądu. Pamiętaj, że kluczem do skutecznej reklamacji jest dokumentacja – im więcej dowodów masz, tym łatwiej będzie dochodzić swoich praw.