Koszty prowadzenia pełnej księgowości w 2025 roku – ile zapłacisz za spółkę z o.o.?

Prowadzenie pełnej księgowości jest obowiązkowe dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) w Polsce. W 2025 roku koszty tych usług zależą od wielu czynników, takich jak liczba dokumentów, lokalizacja biura rachunkowego czy dodatkowe usługi. W tym poradniku wyjaśnimy, ile zapłacisz za pełną księgowość dla spółki z o.o., jakie czynniki wpływają na cenę oraz jak zoptymalizować wydatki.

Czym jest pełna księgowość?

Pełna księgowość to szczegółowy system ewidencji operacji gospodarczych, obejmujący wszystkie przychody, koszty, majątek firmy oraz jej zobowiązania. Dla spółek z o.o. jest obowiązkowa niezależnie od przychodów, w przeciwieństwie do jednoosobowych działalności gospodarczych, które mogą stosować księgowość uproszczoną do limitu 10 711 500 zł w 2025 roku. Główne elementy pełnej księgowości to:

• Bilans – zestawienie aktywów i pasywów firmy.
• Rachunek zysków i strat – analiza przychodów i kosztów.
• Sprawozdanie finansowe – coroczny raport składany do KRS.
• Ewidencja VAT – rejestr sprzedaży i zakupów.

Pełna księgowość wymaga precyzji i znajomości przepisów, dlatego większość firm zleca ją biurom rachunkowym.

Co wpływa na koszty pełnej księgowości?

Koszty prowadzenia pełnej księgowości dla spółki z o.o. zależą od kilku kluczowych czynników:

• Liczba dokumentów – faktury, rachunki i wyciągi bankowe zwiększają nakład pracy księgowego.
• Lokalizacja – usługi w dużych miastach, jak Warszawa czy Kraków, są droższe niż w mniejszych miejscowościach.
• Zakres usług – podstawowa księgowość jest tańsza niż pakiet z kadrami, płacami czy doradztwem podatkowym.
• Transakcje międzynarodowe – eksport, import lub rozliczenia walutowe podnoszą koszty.
• Liczba pracowników – obsługa kadrowo-płacowa każdego pracownika to dodatkowy wydatek.

Automatyzacja i księgowość online mogą obniżyć koszty, ale wymagają od przedsiębiorcy większego zaangażowania w dostarczanie dokumentów.

Ile kosztuje pełna księgowość w 2025 roku?

Koszty pełnej księgowości dla spółki z o.o. w 2025 roku wahają się w zależności od skali działalności i liczby dokumentów. Poniżej przedstawiamy orientacyjne ceny:

Liczba dokumentów/miesiąc	Koszt miesięczny (netto)	Uwagi
Do 10	500-700 zł	Małe spółki, podstawowa obsługa
11-50	700-1200 zł	Średnie firmy, VAT, leasing
Powyżej 50	1200-2500 zł	Duże firmy, transakcje międzynarodowe

Dodatkowe usługi, takie jak sporządzenie sprawozdania finansowego, kosztują od 500 zł do 1500 zł rocznie, a obsługa kadrowo-płacowa to wydatek 50-60 zł za pracownika miesięcznie. W większych miastach ceny mogą być o 15-20% wyższe niż w mniejszych miejscowościach.

Koszty księgowości online

Księgowość online jest tańszą alternatywą, szczególnie dla mikrospółek. Koszty zaczynają się od 300 zł miesięcznie za podstawową obsługę (do 10 dokumentów). Platformy online oferują intuicyjne aplikacje do przesyłania dokumentów i integrację z KSeF, co zmniejsza nakład pracy. Jednak w przypadku skomplikowanych operacji, jak rozliczenia międzynarodowe, konieczne może być wsparcie księgowego, co podnosi koszt do 500-800 zł miesięcznie.

Dodatkowe opłaty

Oprócz miesięcznych kosztów księgowości, spółki z o.o. ponoszą inne wydatki związane z pełną księgowością:

• Sprawozdanie finansowe – składanie do KRS jest bezpłatne (cyfrowy proces RDF), ale przygotowanie przez biuro rachunkowe to koszt 500-1500 zł.
• Opłaty sądowe – zgłoszenie zmian w KRS, np. umowy spółki, to wydatek 250-1000 zł.
• Doradztwo podatkowe – jednorazowa konsultacja kosztuje od 200 zł do 500 zł.
• Rozliczenie VAT – dodatkowe 50-100 zł miesięcznie dla firm zarejestrowanych jako płatnicy VAT.

W przypadku mikrospółek z jednym wspólnikiem możliwe jest uniknięcie składek ZUS, co obniża koszty prowadzenia firmy o ponad 1900 zł miesięcznie.

Jak zoptymalizować koszty pełnej księgowości?

Optymalizacja kosztów księgowości jest możliwa dzięki kilku strategiom:

1. Księgowość online – tańsza alternatywa dla tradycyjnych biur, szczególnie dla małych spółek.
2. Samodzielne dostarczanie dokumentów – przesyłanie faktur w formie elektronicznej (np. MT 940) zmniejsza koszty obsługi.
3. Negocjacja pakietów – biura rachunkowe oferują rabaty przy większej liczbie dokumentów lub dłuższej współpracy.
4. Minimalizacja transakcji gotówkowych – ułatwia ewidencję i obniża koszty księgowania.
5. Struktura udziałów – spółka z co najmniej dwoma wspólnikami pozwala uniknąć składek ZUS, obniżając koszty prowadzenia firmy.

Koszty księgowości można także obniżyć, wybierając biura w mniejszych miejscowościach lub korzystając z programów księgowych z podstawowym wsparciem księgowego.

Pełna księgowość a jednoosobowa działalność gospodarcza

W porównaniu do jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), pełna księgowość dla spółek z o.o. jest droższa i bardziej skomplikowana. JDG na księdze przychodów i rozchodów (KPiR) płaci od 120 zł do 300 zł miesięcznie, podczas gdy minimalny koszt dla spółki z o.o. to 500 zł. Jednak spółka z o.o. oferuje korzyści, takie jak brak odpowiedzialności wspólników za zobowiązania firmy i możliwość optymalizacji podatkowej (CIT 9% dla małych podatników).

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Wybór biura rachunkowego ma kluczowe znaczenie dla kosztów i jakości obsługi. Oto kryteria, które warto uwzględnić:

• Doświadczenie – biuro powinno mieć certyfikat Ministra Finansów i ubezpieczenie OC.
• Transparentność cen – jasny cennik bez ukrytych opłat za dodatkowe usługi.
• Nowoczesne narzędzia – integracja z KSeF, aplikacje do fakturowania i elektroniczne wyciągi bankowe.
• Dostępność – możliwość kontaktu z dedykowanym księgowym w razie pytań.

Renomowane biura w dużych miastach mogą pobierać wyższe stawki, ale oferują większą pewność poprawności rozliczeń.

Podsumowanie

Prowadzenie pełnej księgowości dla spółki z o.o. w 2025 roku to koszt od 500 zł do 2500 zł miesięcznie, w zależności od liczby dokumentów, lokalizacji i zakresu usług. Dodatkowe opłaty, jak sprawozdanie finansowe (500-1500 zł) czy obsługa kadrowo-płacowa (50-60 zł/pracownik), zwiększają wydatki. Księgowość online i optymalizacja procesów, np. unikanie ZUS w strukturze wieloosobowej, mogą obniżyć koszty. Wybierz biuro rachunkowe z doświadczeniem i nowoczesnymi narzędziami, aby zapewnić zgodność z przepisami i zminimalizować wydatki na pełną księgowość.