Jaka jest cena za zaprojektowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów?

Cena od

55 000 zł

/usługa

Cena do

55 000 zł

/usługa

Średnia cena

55 000 zł

/usługa

Ilość wycen

1

Czy cena jest wiarygodna?

+0

Co obejmuje zaprojektowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów?

Zaprojektowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów to kompleksowy proces, który wykracza daleko poza samą instalację oprogramowania. Jego fundamentem jest dokładna analiza przedwdrożeniowa, podczas której identyfikowane i mapowane są wszystkie istniejące w organizacji procesy związane z dokumentami. Analizuje się, jakiego rodzaju dokumenty są przetwarzane (np. faktury kosztowe, umowy, wnioski urlopowe), kto jest za nie odpowiedzialny, jakie są ścieżki ich akceptacji oraz gdzie i jak są archiwizowane. Celem tego etapu jest zrozumienie specyfiki firmy i zidentyfikowanie tzw. wąskich gardeł, czyli miejsc, gdzie obieg informacji jest spowolniony lub nieefektywny. Na podstawie zebranych informacji tworzony jest projekt koncepcyjny systemu, który opisuje, jak elektroniczny obieg dokumentów odwzoruje i zoptymalizuje te procesy w środowisku cyfrowym.

Kolejnym etapem jest konfiguracja i personalizacja wybranej platformy, np. SharePoint, lub dedykowanego systemu klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją). Na tym etapie projekt techniczny przekształcany jest w działające rozwiązanie. Definiowane są typy dokumentów, tworzone są formularze do ich wprowadzania oraz projektowane są ścieżki akceptacji (workflows). To właśnie te ścieżki stanowią serce systemu – określają one, krok po kroku, kto i w jakiej kolejności ma wykonać daną czynność związaną z dokumentem, np. zweryfikować, zaakceptować czy przekazać do księgowości. Następnie system integruje się z innymi używanymi w firmie narzędziami, takimi jak systemy ERP, CRM czy poczta elektroniczna, aby zapewnić płynny przepływ danych. Niezwykle ważnym elementem jest również migracja istniejących dokumentów papierowych i cyfrowych do nowego systemu, co często wiąże się z ich skanowaniem i digitalizacją.

Ostatnia faza to testowanie, szkolenia i uruchomienie produkcyjne. Zanim system zostanie udostępniony wszystkim pracownikom, przechodzi on serię testów, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają zgodnie z założeniami. Kluczowe jest przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników, które pozwolą im zrozumieć logikę działania systemu i efektywnie z niego korzystać. Po uruchomieniu systemu rozpoczyna się okres wsparcia powdrożeniowego, podczas którego na bieżąco rozwiązywane są ewentualne problemy i wprowadzane są drobne modyfikacje. Dobrze wdrożony system obiegu dokumentów przynosi wymierne korzyści, takie jak skrócenie czasu procesowania dokumentów, zwiększenie transparentności działań, podniesienie bezpieczeństwa informacji oraz łatwiejszy dostęp do archiwum z dowolnego miejsca.

It, marketing i reklama - mogą Cię zainteresować

Administracja IT i wsparcie techniczne

Reklama internetowa i SEO

Bezpieczeństwo IT i audyty

Branding i projekty graficzne

Tworzenie stron i sklepów internetowych

Reklama tradycyjna i druk

Wdrożenia systemów